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要策劃一場成功的展會，首先要明白其類型和規(guī)模，它們的運作程序上也因此存在著一些不同，從類型上看，它有展銷會、博覽會、節(jié)慶活動、大型會議等，在規(guī)模上，展會也有大小型之分。一般來說，大型的活動通常是由專業(yè)的展覽機構來舉辦，參展者可以通過報名、繳費租用展位的方式來參展，比如地區(qū)性的各種展覽會；而小型展覽則是由企業(yè)或者其他組織自己創(chuàng)辦的，主要是用來展示自身的產品或者與品牌密切相關的主題，并且有些是短期展出有些是長期展出保留的，這類展會主要的功能是向公眾展示企業(yè)文化和精神，同時也對內部員工進行相關培訓教育的場所和方式。對于企業(yè)來說，策劃參展主要以小型為主。作為公關人員的一項重要工作，需要了解以下運作程序：

1. 整合相關資源，初步了解企業(yè)，并提煉出展會所需的賣點。

企業(yè)要舉辦展會，肯定是要與自身相關，所以在策劃之前應該對企業(yè)進行了解，包括其性質、主要業(yè)務、發(fā)展歷史、品牌文化、旗艦產品、主要成就，等等。除此之外，還要弄清楚企業(yè)對活動的想法和要求有哪些。之后進行相關資源的整合，這些資源涵蓋了內部能夠提供的人力物力執(zhí)行力資源、競爭對手相關信息、展會所需達到的廣度和范圍這些方面，對其進行有效的收集、整理和分析，可以對展會有一個初步的把握。

了解企業(yè)后，接下來就可以從各種資源材料中提煉成企業(yè)所具有的，或者展會做需要的賣點。在整理、分析資料的過程中，可以得出企業(yè)在市場上所擁的差異化特點和競爭優(yōu)勢，以及目標人群的需求和喜好，通過推導、逆勢等方式得出消費者最感興趣的一些要點。這些要點既可以作為展覽定位和主題的重要參考，或是在展覽中作為精彩亮點吸引觀眾的目光。

2. 確定展會定位和主題，制定詳細的計劃，明確各項具體內容。

根據(jù)已有的情報和資源進行分析之后，可以對展會的定位有一個更為清晰的認識。定位指的就是以哪種具體的形式和流程來展開活動，因為參展需要通過資源和目的的結合來達到一個高度，然后通過某些平臺或者載體將這個表現(xiàn)出來，所以選取具體的形式、平臺、流程等都會影響到主題的體現(xiàn)。

其后便是以一個主題來展現(xiàn)這個高度。所謂萬事開頭難，由于之后的所有工作都需要圍繞這個主題來展開，所以確立主題是非常重要的一步。確立主題，可以從提煉出的賣點中獲得靈感，突出品牌亮點和特色，也可以和熱門的正面的時事相結合，更容易獲得熱度和關注；和一些流行的先進的元素結合起來，或是進行跨界，突出創(chuàng)意，讓展覽更具有獨特性和吸引力。

主題擬定后，以此為核心展開對具體內容、形式、持續(xù)時間、傳播方式、具體流程等細分項目的策劃和確定，并落實參展的經(jīng)費。除此之外，還可以對實施過程中各個階段做出一個細致周到的方案。

3. 搜集、復制各種展品，按整體規(guī)劃對展品進行編號和陳列。

做好策劃和方案之后，進行實施的第一步是準備展會相關的物料以及展出所需的展品，在對企業(yè)資源的整合過程中，可以對所需的展品進行搜集和挑選，確定之后進行復制，并按照策劃對其進行陳列和編號，以更好地進行跟蹤和監(jiān)測。

4. 進行活動宣傳，對會場進行布置。

展出物品塵埃落定后，“硬件”方面的準備還有會場的布置，此外就是活動的宣傳方案了。宣傳推廣其實一直貫穿展會的整個過程，并且每個階段的宣傳目的也各有側重，在前期主要是活動的預熱，一般在正式開始前的時間里進行，可以根據(jù)大眾的心理和關注點來選擇宣傳手段和形式，在成功獲得一定的熱度后可以持續(xù)保持到展會正式開始。但需要注意的是，開始前宣傳的時間要選取合適，不能過早宣傳也不能太晚，不同時間進行推廣效果也會不一樣。

在前期宣傳的過程中，需要布置會場，不僅要按照活動的范圍和廣度、展品的成列進行布置，還要與燈光、音響、美術等相關的重要工作人員進行協(xié)調溝通，并測試展示的效果。

中期的宣傳是在展會開始后通過多種廣告?zhèn)鞑シ绞降慕M合來讓吸引參觀者并在其心中留下深刻印象；而后期則是在活動結束后還需要在一段時間內維持展會的宣傳，常見的有軟文報道、客戶走訪等形式，其主要目的是在大眾中進一步樹立企業(yè)形象，并建立起品牌信任感和忠誠度，讓體驗過的參觀者對品牌產生更為深刻和積極的認識。

5. 按照策劃進行高效完美的執(zhí)行，策劃組織好展會的開幕式。

在進行執(zhí)行時需要嚴格按照策劃方案來進行，無論是會前的準備、開始后的控場、會后安排都需要盡可能地面面俱到，一絲不茍。除了各個流程和環(huán)節(jié)之外，在實際的活動中，策劃者還應該考慮到觀展人群的流動，要保障提供良好的參觀體驗，就要事先設計好人群流動路線，而在開始后也應該安排人員進行有力的引導和控場。

此外，展會的開始一般需要一個開幕式，這可以看做是宣傳的一部分，也是整個主題的總領性概括，可以讓大眾在參觀前對其產生一個整體的認識和期待。

同時，除了面向大眾發(fā)出邀請外，吸引更多人關注和參觀外，還可以對重要的嘉賓人物、公媒體等進行邀請，可以進一步擴大活動的權威性好和知名度。在這些群體進行參與時，還要主動熱情地進行講解。

6. 準備好更多方案，以應對贊助、風控等其他情況。

有些企業(yè)在舉辦展會時會要求尋找贊助，所以需要了解相關企業(yè)所需要的贊助金額以及能夠為贊助商提供的服務和實惠。比如，在某一行業(yè)具有一定影響力的企業(yè)需要舉辦一個專業(yè)性強的展會，而在活動宣傳過程中，企業(yè)可以為贊助者提供一些廣告位、冠名權等利益，通過有形資產與無形資產的交換，達到互利共贏。

此外，企業(yè)的每一次開展這種活動其實都存在著失敗的風險，而在參展過程中也有許多或大或小的潛在危機，面對這些風險，策劃者需要在活動前準備好風險控制方案，以備不時之需。

7. 了解公眾對于活動的感受和反饋，在結束后對整個活動進行評估。

活動結束后，除了后續(xù)的宣傳外，還需要對展會的效果進行跟進，了解參觀者對于活動的體驗感受，積極獲取專業(yè)人士、普通群眾等不同群體的反饋，比如問卷調查就是一個非常泛用的手段。將這些反饋進量化分析，對整個活動的優(yōu)點和不足進行評估和分析，為之后提供更多參考經(jīng)驗，不斷提升策劃水平。

此外，如果是長期的展會，則需要不斷地補充新的內容，使之適應不同階段公眾的參觀需求，并及時反映出企業(yè)的發(fā)展和成果。

要策劃一場成功的展會，首先要明白其類型和規(guī)模，它們的運作程序上也因此存在著一些不同，從類型上看，它有展銷會、博覽會、節(jié)慶活動、大型會議等，在規(guī)模上，展會也有大小型之分。一般來說，大型的活動通常是由專業(yè)的展覽機構來舉辦，參展者可以通過報名、繳費租用展位的方式來參展，比如地區(qū)性的各種展覽會；而小型展覽則是由企業(yè)或者其他組織自己創(chuàng)辦的，主要是用來展示自身的產品或者與品牌密切相關的主題，并且有些是短期展出有些是長期展出保留的，這類展會主要的功能是向公眾展示企業(yè)文化和精神，同時也對內部員工進行相關培訓教育的場所和方式。對于企業(yè)來說，策劃參展主要以小型為主。作為公關人員的一項重要工作，需要了解以下運作程序：

1. 整合相關資源，初步了解企業(yè)，并提煉出展會所需的賣點。

企業(yè)要舉辦展會，肯定是要與自身相關，所以在策劃之前應該對企業(yè)進行了解，包括其性質、主要業(yè)務、發(fā)展歷史、品牌文化、旗艦產品、主要成就，等等。除此之外，還要弄清楚企業(yè)對活動的想法和要求有哪些。之后進行相關資源的整合，這些資源涵蓋了內部能夠提供的人力物力執(zhí)行力資源、競爭對手相關信息、展會所需達到的廣度和范圍這些方面，對其進行有效的收集、整理和分析，可以對展會有一個初步的把握。

了解企業(yè)后，接下來就可以從各種資源材料中提煉成企業(yè)所具有的，或者展會做需要的賣點。在整理、分析資料的過程中，可以得出企業(yè)在市場上所擁的差異化特點和競爭優(yōu)勢，以及目標人群的需求和喜好，通過推導、逆勢等方式得出消費者最感興趣的一些要點。這些要點既可以作為展覽定位和主題的重要參考，或是在展覽中作為精彩亮點吸引觀眾的目光。

2. 確定展會定位和主題，制定詳細的計劃，明確各項具體內容。

根據(jù)已有的情報和資源進行分析之后，可以對展會的定位有一個更為清晰的認識。定位指的就是以哪種具體的形式和流程來展開活動，因為參展需要通過資源和目的的結合來達到一個高度，然后通過某些平臺或者載體將這個表現(xiàn)出來，所以選取具體的形式、平臺、流程等都會影響到主題的體現(xiàn)。

其后便是以一個主題來展現(xiàn)這個高度。所謂萬事開頭難，由于之后的所有工作都需要圍繞這個主題來展開，所以確立主題是非常重要的一步。確立主題，可以從提煉出的賣點中獲得靈感，突出品牌亮點和特色，也可以和熱門的正面的時事相結合，更容易獲得熱度和關注；和一些流行的先進的元素結合起來，或是進行跨界，突出創(chuàng)意，讓展覽更具有獨特性和吸引力。

主題擬定后，以此為核心展開對具體內容、形式、持續(xù)時間、傳播方式、具體流程等細分項目的策劃和確定，并落實參展的經(jīng)費。除此之外，還可以對實施過程中各個階段做出一個細致周到的方案。

3. 搜集、復制各種展品，按整體規(guī)劃對展品進行編號和陳列。

做好策劃和方案之后，進行實施的第一步是準備展會相關的物料以及展出所需的展品，在對企業(yè)資源的整合過程中，可以對所需的展品進行搜集和挑選，確定之后進行復制，并按照策劃對其進行陳列和編號，以更好地進行跟蹤和監(jiān)測。

4. 進行活動宣傳，對會場進行布置。

展出物品塵埃落定后，“硬件”方面的準備還有會場的布置，此外就是活動的宣傳方案了。宣傳推廣其實一直貫穿展會的整個過程，并且每個階段的宣傳目的也各有側重，在前期主要是活動的預熱，一般在正式開始前的時間里進行，可以根據(jù)大眾的心理和關注點來選擇宣傳手段和形式，在成功獲得一定的熱度后可以持續(xù)保持到展會正式開始。但需要注意的是，開始前宣傳的時間要選取合適，不能過早宣傳也不能太晚，不同時間進行推廣效果也會不一樣。

在前期宣傳的過程中，需要布置會場，不僅要按照活動的范圍和廣度、展品的成列進行布置，還要與燈光、音響、美術等相關的重要工作人員進行協(xié)調溝通，并測試展示的效果。

中期的宣傳是在展會開始后通過多種廣告?zhèn)鞑シ绞降慕M合來讓吸引參觀者并在其心中留下深刻印象；而后期則是在活動結束后還需要在一段時間內維持展會的宣傳，常見的有軟文報道、客戶走訪等形式，其主要目的是在大眾中進一步樹立企業(yè)形象，并建立起品牌信任感和忠誠度，讓體驗過的參觀者對品牌產生更為深刻和積極的認識。

5. 按照策劃進行高效完美的執(zhí)行，策劃組織好展會的開幕式。

在進行執(zhí)行時需要嚴格按照策劃方案來進行，無論是會前的準備、開始后的控場、會后安排都需要盡可能地面面俱到，一絲不茍。除了各個流程和環(huán)節(jié)之外，在實際的活動中，策劃者還應該考慮到觀展人群的流動，要保障提供良好的參觀體驗，就要事先設計好人群流動路線，而在開始后也應該安排人員進行有力的引導和控場。

此外，展會的開始一般需要一個開幕式，這可以看做是宣傳的一部分，也是整個主題的總領性概括，可以讓大眾在參觀前對其產生一個整體的認識和期待。

同時，除了面向大眾發(fā)出邀請外，吸引更多人關注和參觀外，還可以對重要的嘉賓人物、公媒體等進行邀請，可以進一步擴大活動的權威性好和知名度。在這些群體進行參與時，還要主動熱情地進行講解。

6. 準備好更多方案，以應對贊助、風控等其他情況。

有些企業(yè)在舉辦展會時會要求尋找贊助，所以需要了解相關企業(yè)所需要的贊助金額以及能夠為贊助商提供的服務和實惠。比如，在某一行業(yè)具有一定影響力的企業(yè)需要舉辦一個專業(yè)性強的展會，而在活動宣傳過程中，企業(yè)可以為贊助者提供一些廣告位、冠名權等利益，通過有形資產與無形資產的交換，達到互利共贏。

此外，企業(yè)的每一次開展這種活動其實都存在著失敗的風險，而在參展過程中也有許多或大或小的潛在危機，面對這些風險，策劃者需要在活動前準備好風險控制方案，以備不時之需。

7. 了解公眾對于活動的感受和反饋，在結束后對整個活動進行評估。

活動結束后，除了后續(xù)的宣傳外，還需要對展會的效果進行跟進，了解參觀者對于活動的體驗感受，積極獲取專業(yè)人士、普通群眾等不同群體的反饋，比如問卷調查就是一個非常泛用的手段。將這些反饋進量化分析，對整個活動的優(yōu)點和不足進行評估和分析，為之后提供更多參考經(jīng)驗，不斷提升策劃水平。

此外，如果是長期的展會，則需要不斷地補充新的內容，使之適應不同階段公眾的參觀需求，并及時反映出企業(yè)的發(fā)展和成果。